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Référence : 2468B

Utiliser les outils web gratuits pour optimiser son organisation professionnelle

DOMAINE :

Bureautique / Informatique



Objectifs de la formation
Utiliser des outils pour optimiser son organisation et gérer son temps au sein de son entreprise.
Pré-requis
Connaitre l'environnement de Windows et Internet
Moyens pédagogiques et modalités d'évaluation
Salles de cours équipées de : matériels de projection -Tableaux -Caméra. Alternance de théorie et jeux de rôle à partir d'exemples du quotidien ou vécu. Validation au fur et à mesure des différentes mises en situation. Un support de cours personnalisé est remis à chaque participant. Un bilan détaillé suit chaque action de formation.
Contenu et méthodes mobilisées
Les outils web gratuits pour s'organiser :
 
1) Google drive : Outil de stockage
 
Mon Drive :
Organiser ses dossiers ;
Gérer ses partages de fichiers en ligne en autorisant uniquement les personnes ou catégories de personnes souhaitées ;
Importer / exporter un document depuis Gmail, ou en local ;
Tenir compte de son espace de stockage.
 
DOCS :
Créer un document DOCS ;
Mise en page ;
Insérer des tableaux et/ou images.
 
SHEETS  :
Les fonctionnalités et utilités du tableur ;
Faire un tableau ;
Lier les données ;
Connaître les formules.
 
SLIDE :
Être à l'aise avec les diaporamas de photos.
 
FORMS :
Èchanger avec vos visiteurs en leur proposant des formulaires en ligne ;
Optimiser ses formulaires.
 
2) Trello : Outil de Planning
 
Trello, une application Cloud
Qu'est-ce que le cloud computingLes multiples avantages d'utiliser une app cloud Avantages par rapport aux applications traditionnelles Avantage de simplicité par rapports aux applications de gestion de projets connusPoints forts de l'applicationDifférence entre le mode gratuit et le mode pro Utilisation dans un cadre personnel et professionnel
 
Fonctionnement de Trello
Inscription à Trello, prise en mainLe fonctionnement par boards / Colonnes / CardsCréation d'une board, découverte des fonctionnalités de baseExemples d'utilisation, étude de casApproche sur le travail collaboratif
 
Découverte des fonctionnalités Trello
Glisser déposer des cardsUtilisation des checklistsEcrire une description sur une cardEcrire des commentairesFichiers jointsInviter un collègue à collaborer, le citer dans une boardUtilisation des labelsPersonnalisation des boards (couleurs, labels, icônes, fonds...)
 
3) Xmind : Outil de gestion d'idées
 
Prendre en main XMind
Commandes basiques clavier / souris
Comprendre la fonction des différents menus
Créer sa première map en 5 minutes Top chrono
 
Ajouter des informations externes
Distinguer « pièce-jointe » et « hyperlien »
Ajouter des « Pièces-jointes »
Créer des « hyperliens »
Insérer des images
 
Gestion et suivi des idées et tâches
Utiliser les marqueurs visuels
Utiliser les étiquettes textes
Utiliser la fonction commentaire
 
Partager ses maps
Partager une map statique
Partager une map dynamique
 
Focaliser sur l'information utile
Filtrer l'information en fonction des besoins
Zoomer sur l'information utile
Créer des maps et sous-maps avec l'option Onglet
 
4) Slack : Outil de messagerie collaborative
 
Introduction à Slack
Messagerie unifiée et nouveaux usages collaboratifs
Présentation générale de Slack
Architecture et déploiement de Slack
Panorama des licences
Présentation des fonctionnalités principales
 
Utilisation et administration de base de Slack
Création et administration des communautés Slack
Création et administration des canaux de discussions
Publication des messages et des contenus riches (images, page web, code, emoji, ...)
Notification et périmètre de visibilité
Recherche
Personnalisation de l'interface et des notifications
Présentation des applications mobile
 
Intégration de Slack avec des outils tiers
Intégration à un gestionnaire de source (GitHub, Azure DevOps, ...)
Intégration à un gestionnaire de stockage (Google Drive, OneDrive, DropBox, ...)
Intégration à un réseau social (Twitter, ...)
Intégration à un calendrier (Outlook, Goole Agenda, ...)
Intégration à un script (WebService, PowerShell, ...)
 
5) Evernote : Outil de productivité
 
Installer sur son ordinateur et son téléphone
Les fonctions de base
Les fonctions avancées
Gérer ses tâches
Gérer ses projets
Faire de la recherche sur Internet
Organiser ses idées
Gérer ses réunions
 
6) Google Agenda : Outil de calendrier en ligne
 
Différences avec Outlook/Notes
Naviguer dans son agenda
Gérer son affichage
Créer un évènement
Organiser une réunion (dont rechercher horaires)
Accéder à d'autres agendas
Gérer les délégations
 


Fiche mise à jour le 25/11/2022


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Public concerné
Tout public
Durée et dates
-Durée :
2 jours soit 14 heures

-Dates des inter-entreprises :
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Formules et tarifs
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Modalités pédagogiques
Présentiel, Distanciel.
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