Animer une réunion

Etre capable de préparer une réunion partipative pour optimiser son temps. Etre capable de conduire cette dernière pour favoriser l'adhésion et la compréhension.  Etre capable d'atteindre l'objectif fixé en amont. Etre capable de clôturer pour acter les décisions prises et en dégager les éléments essentiels.  

Aucun

Moyens pédagogiques : Alternance entre théorie et exercices pratiques. Un support de cours adapté remis à chaque participant. Salle de cours équipée / connexion internet / matériels de projection / Tableaux / Paper Board.   Modalités d'évaluation : Evaluation au fur et à mesure des exercices pratiques / Questionnaire de satisfaction / Attestation de stage / Evaluation sommative par le formateur sur 5 questions.   Formation en présentiel : A l'aide de l'application EDUSIGN, les stagiaires ont un accès afin d'émarger pendant la formation et de répondre à une opinion qualité lors de la fin de la formation.   Formation en distanciel : A l'aide d'un logiciel, les stagiaires interagissent entre eux et avec le formateur / Accès à l'environnement d'apprentissage (supports,...)et aux preuves de suivi (émargements, évaluation,opinion qualité...) via la plateforme Edusign / Convocation avec lien de connexion.

Définir un/des objectif(s) de réunion en fonction de son objet et son enjeu afin d'en déterminer les modalités d'animation adéquates

• Connaître l'objet de la réunion et définir l'ordre du jour
• Savoir identifier l'utilité et la pertinence de la réunion selon son objet et son enjeu
• Savoir fixer un/des objectif(s) de réunion
• Connaître les styles de conduite de réunion et leur finalité
• Connaître les typologies de réunion et leur finalité
• Connaître les techniques d'animation de réunion et leur finalité

 

Organiser sa réunion de manière à élaborer sa feuille de route, éviter l'improvisation et favoriser l'atteinte du/des objectifs de réunion fixé(s)

• Connaître les temps forts d'une réunion
• Savoir établir un argumentaire
• Savoir identifier les participants à convier à la réunion
• Connaître les éléments logistiques et matériels à préparer pour la réunion
• Savoir établir les outils et les supports de la réunion
• Savoir fixer une durée à la réunion

 

Appliquer les techniques de communication verbale, non verbale et para-verbale pour assurer une communication efficace et renforcer la portée du message

• Connaître et appliquer les bases de la communication : canaux, modes et registres
• Connaître les obstacles à la communication : cadre de référence, proxémie et bruits
• Savoir adopter une posture/allure adaptée à la situation
• Savoir choisir la bonne gestuelle pour faire passer les émotions appropriées

 

Pratiquer l'écoute active et traiter avec bienveillance et respect les questions et remarques de son/ses interlocuteur(s) pour encourager les interventions constructives

• Savoir questionner
• Savoir utiliser les silences
• Savoir reformuler

 

Communiquer de manière assertive pour affirmer sa confiance en soi sans heurter son/ses interlocuteur(s)

• Connaître la notion d'assertivité
• Connaître les techniques d'assertivité
• Savoir appliquer les techniques d'assertivité (en groupe ou en face à face)

 

Identifier les typologies de situations difficiles pour les anticiper et les gérer avec efficacité et diplomatie

• Savoir identifier les comportements perturbateurs (agressivité, hostilité...)
• Savoir répondre aux objections, aux questions délicates
• Savoir argumenter

Analyser le groupe de participants dans une réunion participative pour ajuster et personnaliser son animation de réunion en fonction des motivations individuelles et collectives

• Connaître les rôles de l'animateur
• Connaître les typologies de participants
• Savoir repérer et gérer les phénomènes relationnels
• Connaître l'intelligence collective et l'utiliser
• Savoir adapter sa technique d'animation en fonction de la dynamique de groupe
• Savoir motiver et captiver son auditoire

 

Définir des indicateurs de résultats pour mesurer l'atteinte de son/ses objectif(s) de réunion, et recadrer si nécessaire pour réaliser son/ses objectif(s)

• Savoir mettre en place des indicateurs de résultats permettant de mesurer l'atteinte du/des objectif(s) de réunion
• Savoir suivre un fil conducteur de réunion  
• Savoir gérer son temps

 

Conclure la réunion participative pour en faire le résumé et traduire au mieux la pensée des participants durant la réunion

• Savoir récapituler les idées retenues de la réunion, les conclusions
• Savoir établir un plan d'actions des décisions prises (répartition des tâches, fixer un planning, etc)
• Savoir valoriser l'efficacité des participants et les remercier

 

Faire un suivi de la réunion participative pour fournir un outil de travail collaboratif et informer les absents

• Savoir faire une synthèse
• Connaître les différentes formes de compte rendu de réunion et leur finalité
• Savoir rédiger un compte-rendu et/ou un relevé de décisions
• Savoir évaluer les actions engagées suite à la réunion

Fiche mise à jour le 23/08/2024